Neste artigo, você aprenderá como configurar e utilizar o módulo Cobrança Star, desde a importação dos associados até a criação das regras de envio de lembretes pelo WhatsApp.
Com esse módulo, você consegue acompanhar quem já realizou o pagamento, quem ainda está pendente e automatizar o envio de lembretes de cobrança.
Cobrança Star #
Ao acessar Cobrança Star, você encontrará quatro áreas principais:
- Associados: onde você importa e consulta sua lista de associados.
- Pendentes: mostra quem ainda possui pagamento pendente.
- Regras: onde você configura os lembretes automáticos.
- Logs de envio: mostra o histórico das mensagens enviadas.
Associados #
O primeiro passo é acessar a aba Associados. É aqui que você vai importar a lista das pessoas que deseja acompanhar.
Para facilitar, seu arquivo precisa ter apenas três informações:
- Nome: Nome do associado.
- Documento: Documento valido do associado.
- Celular: Número de celular válido para receber mensagens pelo WhatsApp.
Para fazer a importação da lista vá em: Cobrança Star → Associados → Importar lista.
⚠️Importante: Sempre que você importar uma nova lista de associados, ela substituirá a lista que já está cadastrada. Ou seja, o sistema não vai apenas adicionar os novos associados. A nova lista passa a ser sua lista atual. Por isso, sempre envie no arquivo todos os associados que deseja manter cadastrados.
Para facilitar a importação, você pode clicar em Baixar modelo XLSX e preencher o arquivo disponibilizado pelo sistema.
A lista precisa conter os dados necessários para identificar e entrar em contato com cada associado:
- Nome
- Documento
- Celular
Confira principalmente se o documento e o celular foram informados corretamente.
Depois, clique em Escolher arquivo, selecione sua planilha e faça a importação.
Ficando assim:
Você pode filtrar para exibir apenas os associados com pagamentos pendentes.
Como funciona a identificação dos pagamentos? #
Depois da importação, o sistema identifica quais associados já realizaram o pagamento e quais ainda estão pendentes.
Basicamente, teremos duas situações:
Pago: o sistema já identificou o pagamento.
Pendente: o pagamento ainda não foi identificado e o associado poderá receber os lembretes configurados.
Entendendo a regra D-1
Tem um detalhe importante aqui: a atualização funciona com a regra D-1.
Mas o que isso significa?
É simples: as informações que você visualiza hoje consideram os pagamentos identificados até o dia anterior.
Por exemplo:
Se hoje é 10 de agosto, os dados exibidos consideram as informações disponíveis até 9 de agosto.
Então, se alguém acabou de pagar hoje, não se preocupe caso ainda apareça como pendente. O pagamento poderá aparecer na próxima atualização.
Dica: leve sempre a regra D-1 em consideração antes de fazer uma cobrança manual. Assim você evita cobrar alguém que acabou de realizar o pagamento.
Pendentes #
Aqui você pode encontrar os associados cujo pagamento ainda não foi identificado pelo sistema.
São esses associados que poderão receber os lembretes de cobrança de acordo com as regras configuradas.
Quando o pagamento for identificado, o associado deixa de ser considerado pendente para aquela cobrança.
Pode fazer a filtragem por datas, selecionando uma data de início e fim.
E ainda exportar resultados, para poder utilizar essa lista, para outros fins caso queira.
Réguas #
As réguas de cobranças, são responsáveis pelos lembretes automáticos enviados aos associados.
Você consegue visualizar rapidamente:
- Nome da regra
- Canais utilizados
- Quantidade de etapas
- Status
Para começar uma nova automação, clique em Nova regua.
Primeiramente, dê um nome que facilite sua identificação.
Por exemplo: Lembrete 2 dias após o vencimento
Depois, escolha os canais que serão utilizados.
A Cobrança Star permite configurar:
Para cobranças pelo WhatsApp, ative WhatsApp e escolha a Caixa de entrada do WhatsApp responsável pelos disparos.
Em limite por associado, lhe permite controlar a quantidade de disparos realizados para cada associado dentro da regra.
Caso não queira definir um limite, mantenha como ilimitado.
Nas etapas, você adiciona as etapas da régua de cobrança, em cada etapa, você pode configurar:
- Dias: quantidade de dias em relação ao vencimento do boleto.
- Você pode colocar numero negativo, que a mensagem seria enviada antes do dia do vencimento, por exemplo, -5, será enviado 5 dias antes do vencimento.
- Podendo também colocar 0, para que seja enviada no dia.
- E também numero positivo, que a mensagem será enviada após o dia de vencimento, por exemplo, 2.
- Horário: horário em que o disparo deverá acontecer.
- Dias úteis a partir do vencimento: ative essa opção quando quiser que a contagem considere dias úteis.
- Template do WhatsApp: escolha a mensagem que será enviada ao associado.
- Depois de selecionar o template, você poderá conferir uma pré-visualização da mensagem antes de finalizar.
Você também pode enviar mais de um lembrete, basta clicar em Adicionar.
Assim, você pode montar uma sequência de cobrança. Por exemplo:
Etapa 1: primeiro lembrete após o vencimento.
Etapa 2: novo lembrete caso o débito continue pendente.
Etapa 3: último lembrete alguns dias depois.
Dessa forma, você não precisa criar uma regra diferente para cada mensagem.
💡 Dica: ao definir os intervalos, considere o prazo de até 2 dias úteis para processamento da baixa. Isso ajuda a evitar cobranças desnecessárias.
Quando terminar, deixe a regra como Ativa para que ela possa realizar os disparos configurados.
Logs de envio #
Depois que suas regras começarem a realizar os disparos, você poderá acompanhar tudo em Logs de envio.
Você pode utilizar os filtros para consultar os registros por:
- Situação
- Regra de cobrança
- Data inicial
- Data final
A tela também apresenta o custo estimado dos disparos, facilitando o acompanhamento das mensagens realizadas.
Como funciona na prática? #
Depois da configuração, o fluxo fica bem simples:
1. Você importa sua lista completa de associados.
2. O sistema acompanha os débitos relacionados aos associados cadastrados.
3. Quem ainda não teve a baixa do pagamento processada aparece em Pendentes.
4. As regras verificam quando cada etapa de cobrança deve acontecer.
5. Se o associado estiver dentro das condições configuradas, o lembrete é enviado pelo canal escolhido.
6. Os disparos realizados ficam registrados em Logs de envio.
Depois disso, você só precisa acompanhar as pendências e manter sua lista de associados atualizada. 🚀
Antes de finalizar, lembre-se! #
Sempre confira sua lista antes de fazer uma nova importação, já que ela substituirá completamente a lista anterior.
Também fique atento ao prazo de processamento da baixa. Um pagamento pode levar até 2 dias úteis para aparecer como processado.
E, antes de ativar uma regra, confira o canal, os dias, horários e templates configurados em cada etapa.
Prontinho! Sua Cobrança Star estará configurada para ajudar a manter os lembretes de pagamento organizados e automatizados.
